Como multiplicar o seu tempo, aumentando o foco e a produtividade

Carlos (nome fictício) não tinha o hábito de fazer a sua lista de tarefas. Ele era o primeiro a chegar no trabalho e o último a sair. Tinha tudo em mente, mas vivia correndo atrás do relógio pulando de tarefa em tarefa conforme elas iam surgindo.

Fazia telefonemas, respondia os e-mails, iniciava uma tarefa importante, mas logo alguém entrava em sua sala para lhe pedir sua opinião sobre um problema da área, então voltava para o que estava fazendo até receber uma notificação em seu celular convidando-o a escrever uma mensagem de aniversário a um grande amigo em uma rede social.

Acabava o dia exausto, com a sensação de ter feito muita coisa, mas não ter resolvido quase nada, pois as pendências pareciam aumentar em um ritmo mais rápido do que conseguia resolver. As tarefas mais complexas eram deixadas para serem feitas de última hora, muitas vezes, no domingo à noite.

Carlos confessou que gostaria de ter mais tempo para a família, para si mesmo e para se dedicar a esses importantes relatórios, que eram a chave para a sua promoção. Se você se identificou com o Carlos, este post pode te ajudar muito!

Tempo é um dos aspectos mais preciosos que temos na vida. Ele não volta e a cada ano que passa, parece correr mais e mais rápido. Para que o tempo renda e seja possível dedicar parte dele a cada uma das áreas importantes da vida – trabalho, saúde, família, relacionamentos, estudos, lazer, dinheiro, espiritualidade, etc – manter o foco e a produtividade – fazer mais em menos tempo, sem perder a qualidade é extremamente importante.

No ambiente de trabalho já era um desafio antes da pandemia. A moda do open space, a nossa própria cultura de manter uma relação de proximidade e camaradagem com colegas e as notificações no celular e no computador não favoreciam a concentração.

Agora que o home office passou a ser uma prática comum, as distrações para muitos continuam existindo. Apesar dos colegas de trabalho não se encontrarem mais no mesmo ambiente, as notificações eletrônicas seguem soando e não é raro que as pessoas com quem moramos – filhos, parceiro(a), pais – não entendam que o fato de estar em casa não significa que estamos disponíveis, passando a nos acessar e interromper em momentos inoportunos, aniquilando a nossa concentração.

Ao ouvir diversos relatos sobre esses desafios, decidimos reunir a seguir, algumas dicas de como manter o foco e a produtividade mesmo em situações como essas!

1. Elimine as distrações externas

Parece óbvio, mas, às vezes, não nos damos conta de tudo que pode nos distrair! Existem muitas coisas que podem tirar o nosso foco no dia a dia de trabalho.

Falando de fatores externos, o que pode nos distrair? Uma cadeira desconfortável? O barulho do vizinho martelando a parede? As notificações no celular e no computador? O calor? Os telefonemas? As visitas inesperadas? Para todas essas perguntas, a resposta é SIM!

Portanto, nos momentos em que é preciso se concentrar em uma tarefa desafiadora, o melhor a fazer é eliminar o máximo de distrações possível. Algumas práticas simples como:

1. encontrar um local tranquilo, organizado e com mesa, cadeira e temperatura adequadas,

2. desligar as notificações,

3. configurar o celular para o modo avião,

4. colocar fones de ouvido com músicas que ajudem a manter o foco, e

5. avisar colegas e pessoas que moram com você e/ ou sinalizar fisicamente com um post-it, por exemplo, que não deseja interrupções, já será meio caminho andado para manter sua concentração durante o período desejado.

2. Previna-se contra as distrações internas

Eliminar as distrações externas vai te ajudar, porém se as internas persistirem, a sua capacidade de focar poderá ser prejudicada. A boa notícia é que você pode preveni-las também!  

Alguns fatores internos que podem influenciar negativamente na sua concentração são o cansaço, a fome, a sede, a ansiedade e o estresse.

Por isso, é interessante estar com o corpo nutrido e hidratado e o sono em dia. Dormir pouco ou mal afeta negativamente a memória de curto prazo, a habilidade de prestar atenção, velocidade de pensamento e precisão, que são partes críticas do foco (para ter uma boa noite de sono e garantir melhores condições pra um dia produtivo de trabalho, leia 7 dicas imperdíveis para combater o cansaço).

Você sabia que não estar suficientemente hidratado também prejudica a capacidade de prestar atenção, a coordenação motora? Já, sobre estar com o corpo nutrido, estudos apontam que a glicose ajuda a manter o cérebro focado. Por isso, uma boa noite de sono, uma garrafinha d’água e um lanchinho podem ajudar.

E, finalmente, para combater a ansiedade e o estresse, ter um tempo para você, praticar meditação, yoga ou algum esporte que te ajude a descarregar podem ser uma ótima pedida, assim como seguir as 8 dicas simples e efetivas para manter o bem-estar emocional.

3. Seja “monotarefa”!

Ainda existem aqueles que valorizam o fato de serem “multitarefas”. Já escrevemos aqui no blog o quanto essa forma de trabalhar contribui para elevar o nível de cansaço, já que a troca constante de tarefa representa um custo de energia mental que se acumula e, aos poucos, diminui a capacidade cognitiva.

Estar no modo “multitask” também acaba sendo contraproducente. Pesquisas revelam que as multitarefas podem reduzir em até 40% a produtividade humana¹ e outros estudos chegaram a conclusão de que o nosso cérebro leva de 15 a 25 minutos para voltar a se concentrar novamente após uma interrupção², ou seja, muito tempo é desperdiçado ao trabalhar dessa forma.

Fora que, ao fazer muitas tarefas ao mesmo tempo, as chances de errar aumentam, pois a mente pode não ter tempo de focar totalmente em uma das atividades realizadas simultaneamente e cometer um deslize.

Outro ponto negativo dessa forma de trabalhar é que, no final do dia, além do cansaço, as chances de ter iniciado diversas tarefas e não ter concluído nenhuma ou poucas, é grande.

Portanto, o mais indicado é focar em uma tarefa de cada vez de forma mais profunda. Em outras palavras, ao invés de multi, seja monotarefa.

4. Divida grandes objetivos em pequenas tarefas

Sabe aqueles objetivos que parecem impossíveis ou extremamente complexos de se realizar? Parecem tão difíceis que dá preguiça de começar e a tendência é ficar procrastinando..

Como por exemplo, montar um fotolivro pela primeira vez. Com mais de 10.496 fotos para rever e selecionar, essa tarefa parece ser impossível! Rsrsrs A dica aqui é, portanto, dividir o objetivo em pequenas tarefas.

No caso, separar as fotos em pastas temáticas, – férias 2019, aniversário das crianças, etc – escolher uma delas para revelar, selecionar as fotos, comprar o fotolivro, baixar o software, montar e revelar.

Então, em um dia, você separa as fotografias em pastas, no outro, escolhe aquela que quer revelar e começa a selecionar umas fotos, e assim por diante até chegar no resultado final que é atingir um grande objetivo ou solucionar um complexo problema.

E aquele bicho de sete cabeças ficou muito mais fácil de ser resolvido! Experimente!

5. Reserve alguns minutos do dia para planejar

Quando temos clareza de tudo o que temos a fazer e quais tarefas são prioritárias, fica muito mais fácil de gerir o tempo e esforço e manter o foco. “Você não pode saber o que é uma distração até ter na cabeça o que deveria estar fazendo.” – escreveu o autor do livro Indistractable, Nir Eyal.

Por isso, é interessante fazer a lista diária de afazeres, ordená-las de acordo com sua relevância e urgência e começar o dia com as prioritárias.

Porque, assim, no final do expediente, o que é essencial foi resolvido e o que não é urgente e/ ou importante poderá ser deixado para o próximo dia sem culpa. E como saber o que é urgente e importante? Entendendo os impactos da sua entrega e seus prazos.

Por exemplo, você pode deixar para amanhã uma ligação para um prospecto que pretende fechar o negócio para só daqui a seis meses. O impacto é mínimo porque as chances do prospecto fechar o contrato com um concorrente hoje são pequenas.

Porém, precisa resolver imediatamente o problema que está impedindo um cliente de realizar a compra em seu site, porque ele pode desistir e acabar escolhendo outras opções.

Com clareza e planejamento, seu foco e produtividade irão para outro nível!

6. Estime o tempo para cada tarefa 

Ao estimar o tempo das tarefas, fica mais fácil de se organizar e planejar o seu dia. Por exemplo, você estima que, para montar um relatório cheio de análises vai levar duas horas. Qual é o melhor horário do dia para você fazê-lo?

Talvez você escolha se dedicar a essa tarefa durante a soneca das crianças, quando os clientes costumam estar em reunião. Ou no momento do dia no qual você se sente mais motivação e energia. Dessa forma, ao comprometer esse tempo a realizar uma única tarefa, as chances de se perder o foco são menores.

Além disso, também se evita o efeito negativo da chamada “Lei de Parkinson”, que determina que acabamos “esticando” o trabalho para preencher o tempo disponível para sua realização.

Ou seja, se você tem cinco minutos para escrever um e-mail importante, o tempo será suficiente — mas, se tiver 10 minutos, a tendência é alongar a tarefa, utilizar o tempo extra e terminar em 10 minutos.

Outro ponto importante ao estimar o tempo é que esse não deve ser maior que 120 minutos, já que, depois desse período a nossa energia para focar tende a diminuir, assim como sua efetividade³.

Portanto, depois desses períodos de concentração, é recomendável realizar pequenas pausas de 15 a 20 minutos para descansar a mente. Que tal sair para caminhar, tomar um lanche, ligar para um amigo, fazer algo que te desconecte do trabalho?

Especialistas apontam que esses intervalos são benéficos para a produtividade porque oxigenam o cérebro, então, insira dentro do seu planejamento uns minutinhos de pausa.

7. Pratique o “time blocking”

Time blocking é o método que grandes empreendedores de sucesso como Bill Gates e Elon Musk, praticam para conseguir elevar ao máximo sua produtividade. O CEO da Tesla e da Space X dedica cerca de 100 horas por semana às suas empresas e ainda encontra tempo para fazer atividades físicas e desfrutar da companhia dos seus cinco filhos, não só pelo fato de ser uma pessoa que consegue focar rapidamente em suas atividades, mas também, porque organiza sua agenda por blocos de tempo.

Para isso, no dia anterior, basta:

1. Listar as tarefas;
2. Ordená-las por prioridade;
3. Estimar o tempo de execução de cada uma;
4. Alocar os blocos de tempo de cada atividade durante o dia, deixando espaço para pausas e folgas para imprevistos (como na foto dessa dica) 
5. Seguir sua agenda à risca

Aplicando esse método, as chances de deixar de fazer algo importante serão reduzidas!

Esperamos que essas dicas possam te ajudar a multiplicar o seu tempo, fazendo ele render ao máximo, atingindo níveis incríveis de foco e produtividade! Teste as dicas com as quais você mais se identifica, conte para a gente os resultados e compartilhe suas táticas também! Vamos adorar saber!!

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(¹) Pesquisa realizada no início dos anos 2000 pelos cientistas Joshua S. Rubinstein, David E. Meyer e Jeffrey Evans, da Universidade de Michigan e Administração Federal de Aviação

(²) Artigo do Centro de Estudos de Tecnologia e Sociedade norte-americano “O Mito da Multitarefa” e estudos realizados pela Universidade da Califórnia.

Fontes: 6 dicas de como manter o foco no trabalho; Como manter o foco no trabalho; Como descobrir as horas mais produtivas do seu dia; 11 proved ways to stay focused at work; Time Blocking tips top experts and Scientists use to increase productivity; Elon Musk’s Time blocking method: How to manage time effectively even if your schedule is hectic;